Guide de configuration du gestionnaire de contrats

Table des matières

Introduction

Qui peut utiliser le gestionnaire de contrats ?

Aperçu de la configuration

Ce dont vous avez besoin

Créer un nouveau modèle

Fusionner les champs - Options & Définitions

Ajouter des rôles de destinataires en copie conforme à un nouveau modèle de contrat

Conseils, astuces & Meilleures pratiques

Essais

Envoi de documents avec le gestionnaire de contrats

 

Introduction - Qu'est-ce qu'un gestionnaire de contrat ?

Le gestionnaire de contrat est un produit complémentaire de New Aurora qui permet aux commerciaux du secteur solaire de générer facilement des documents de vente, les détails du projet étant automatiquement renseignés à partir du mode de vente. Ils peuvent ensuite envoyer des documents aux propriétaires pour qu'ils les signent électroniquement. Cela permet aux équipes de vente d'accélérer leur cycle de vente, de réduire les erreurs et d'augmenter leur taux de réussite en concluant des affaires dès le premier rendez-vous, le tout en mode vente.

Vidéo de démonstration du gestionnaire de contrats

 

Qui peut utiliser le gestionnaire de contrat d'Aurora ?

Le Contract Manager est disponible pour toutes les entreprises solaires résidentielles aux États-Unis dans le cadre d'un plan de compte personnalisé.  Si vous souhaitez ajouter Contract Manager à votre plan de compte Aurora personnalisé, veuillez contacter support@aurorasolar.com.

 

Configurer le gestionnaire de contrats dans votre compte Aurora :

Les étapes suivantes ne peuvent être suivies qu'une fois que vous avez acheté le Gestionnaire de contrats et qu'il a été activé pour votre compte par votre Onboarding ou Customer Success Manager.  

Veuillez noter que seuls les administrateurs de comptes peuvent effectuer ces modifications.

 

Ce dont vous avez besoin :

• PDF de votre/vos contrat(s) de vente 
• Nom(s) du modèle
• Nom de l'email (de)
• Texte de l'objet de l'e-mail
• Texte du corps de l'e-mail
• Ordre de signature établi 
• Rôles des destinataires supplémentaires

Veuillez noter que ces éléments ne peuvent pas être modifiés après avoir enregistré votre modèle sans créer un nouveau modèle à partir de zéro !

Créer un nouveau modèle

Connectez-vous à votre compte Aurora et accédez à Settings > Sales Agreements.  Cliquez sur "Créer" pour commencer à configurer un nouveau modèle de contrat de vente.

• Étape 1 : Nommez votre modèle - Donnez à votre modèle un nom facilement reconnaissable. Cliquez ensuite sur "Suivant".

• Étape 2 : Paramètres du modèle. Sélectionnez si la visibilité du contrat doit être limitée à l'État. Décidez également si vous souhaitez qu'une image du dessin soit jointe à l'envoi du contrat. Cliquez ensuite sur "Suivant".

• Étape 3 : Téléchargement des contrats - Glissez-déposez votre contrat PDF ou utilisez le navigateur de fichiers pour télécharger votre contrat. Cliquez ensuite sur "Suivant".

• Étape 4 : Ajoutez des rôles de signataires ou des "acteurs" qui touchent le document d'une manière ou d'une autre. Ces rôles comprennent des titres tels que propriétaire, représentant commercial, etc. Cliquez ensuite sur "Suivant".
  • Si vous souhaitez définir un ordre des signataires, cochez la case "Définir l'ordre des signataires", puis faites glisser vos rôles de manière à ce que le premier signataire soit en haut, le deuxième signataire en bas, etc.

• Étape 5 : Configurer les champs de fusion - Faites glisser les champs de fusion de la partie gauche de l'écran vers le contrat. Lisez attentivement la section Fusionner les champs ci-dessous pour plus de détails.
  
  
  

 

• Étape 6 : Ajouter un destinataire CC & Configurer le message électronique - Ajouter un destinataire CC & détermine le nom générique de l'e-mail, l'objet et le corps de ce modèle qui sera envoyé avec chaque enveloppe de contrat. Pour plus d'informations, reportez-vous à la section Rôles des destinataires CC 'd ci-dessous. Cliquez sur "Enregistrer" lorsque vous êtes prêt.

 

Champs de fusion - Options et définitions

Faites glisser les champs appropriés sur le modèle jusqu'à ce que tous les champs nécessaires aient un champ de fusion. tous les champs nécessaires aient un champ de fusion. 

 

 

Tous les champs de fusion 

Les options du champ de fusion de l'expéditeur qui s'inspirent de la conception d'Aurora sont présentées ci-dessous.  Pour les autres champs couramment demandés qui ne sont pas proposés par Sender, veuillez consulter les suggestions de configuration ci-dessous ou utiliser un champ de texte ouvert. 

 

** indique les champs qui ne sont pas ceux de l'expéditeur

PROJET

• Adresse du client: Adresse du projet à Aurora
  
• Numéro de téléphone du client : Numéro de téléphone saisi dans les détails du client dans le projet Aurora.
  
• **Email du client: Utilisez les champs relatifs au rôle du propriétaire et ce champ se remplira automatiquement lorsque vous désignerez les personnes qui recevront l'accord.
  
• **Nom du client: Les champs du rôle de l'utilisateur et du propriétaire se rempliront automatiquement lorsque vous désignerez les personnes qui recevront l'accord.

CONSOMMATION

• Nom du fournisseur: Le nom du fournisseur d'électricité saisi dans le "Tableau de bord" sous "Consommation d'énergie
  ".
  
• Nom du tarif des services publics: Le nom du tarif de l'électricité qui est entré dans le "Tableau de bord" sous "Consommation d'énergie" sous "Tarif"

CONCEPTION (TAILLE DU SYSTÈME)

• Taille du système STC: nombre de panneaux multiplié par la puissance STC des panneaux. (C'est probablement ce que vous voudrez mettre sur vos contrats et c'est ce qui est affiché dans Aurora pour la taille du système).
• Taille du système AC: taille du système basée sur la puissance de l'onduleur
• Taille du système PTC: nombre de panneaux multiplié par la puissance PTC des panneaux.
• Coût du système avec stockage: Le coût total du système est le meilleur à utiliser pour le modèle puisqu'il permet d'obtenir le coût total du système, que le projet dispose ou non d'un espace de stockage.

CONCEPTION (TABLEAUX)

• Nom du fabricant de l'Optimizer: Le nom du fabricant de l'optimiseur de courant continu
  
• Nom de l'optimiseur : Le nom du modèle de l'optimiseur DC inclus dans la conception.
  
• Nombre d'optimiseurs : Le nombre d'optimiseurs DC inclus dans la conception.
  
• Nom du fabricant de l'onduleur : Nom du fabricant de l'onduleur (micro ou string)
  
• Nom de l'onduleur: Le nom du modèle de l'onduleur (ou des onduleurs) inclus dans la conception.
  
• Nombre d'onduleurs : Le nombre d'onduleurs inclus dans la conception.
  
• Fabricant du module: Le nom du fabricant du module solaire
  
• Nom du module: Le nom du modèle du module inclus dans la conception.
  
• Nombre demodules : Le nombre de modules placés dans un projet
  
• Fabricant du support au sol: Le nom de l'entreprise qui a fabriqué le support au sol.
  
• Nom du support au sol: Le nom du support au sol
  
• Nombre de supports au sol: Combien de supports au sol ont été placés dans un projet ?

CONCEPTION (OMBRAGE)

• SAP: Pourcentage d'accès à l'énergie solaire. Il s'agit du pourcentage de rayonnement qui atteint le toit.
  
• TSRF: Fraction totale des ressources solaires. Il s'agit d'un taux d'efficacité qui prend en compte l'accès au soleil ainsi que le facteur d'inclinaison et d'orientation (TOF) pour un emplacement géographique spécifique. Ce chiffre est exprimé en pourcentage.

CONCEPTION (PRODUCTION D'ÉNERGIE)

• Production annuelle: La production d'un système photovoltaïque calculée sur une base annuelle en kWh.
• Compensation annuelle: Mesure de la différence annuelle entre la quantité d'électricité produite par les panneaux solaires et la quantité d'électricité consommée par un projet.

CONCEPTION (TARIFICATION)

• Prix par watt: Une mesure calculée en prenant le coût total du système et en le divisant par le nombre de watts STC dans le système.
• Incitations: Récompenses ou avantages financiers ou non financiers fournis par les gouvernements, les organisations ou les services publics pour encourager l'adoption et l'installation de systèmes photovoltaïques.
• Valeur estimée du CII: communément appelé crédit d'impôt pour l'investissement solaire, il s'agit d'une valeur estimée de la politique fédérale sur ce que les propriétaires pourront déduire.
• Adders: Frais supplémentaires que vous facturerez à vos clients. Il peut s'agir, par exemple, de frais de creusement de tranchées en plus du projet solaire.
• Totaux des additions: Lorsqu'un additif est configuré en "pourcentage (du coût du système)", il s'affichera sous la forme du montant réel de ce pourcentage, au lieu du pourcentage lui-même. (par exemple, 5 % d'un système de 10 000 $ s'affichent comme 500,00 $).
• Coût du système sans stockage: Il s'agit du coût du système sans l'ajout de stockage.
• Coût du système avec stockage: Il s'agit du coût du système avec l'ajout d'un espace de stockage.
• Coût net du système: Le coût du système moins les incitations
• Valeur cumulée des incitations de l'année zéro: La valeur totale de toutes les incitations immédiatement réalisées et ajoutées à un projet.

FINANCEMENT

• Nom de l'organisme de financement: Le nom de l'organisme de prêt
• Option de financement: Le type de produit de financement tel que l'achat au comptant, le prêt solaire, le crédit-bail solaire.
• Taux d'actualisation: Se réfère au fait qu'un dollar de demain vaut plus qu'un dollar d'aujourd'hui. Il s'agit du taux d'inflation
• Durée de vie utile du projet: La durée de vie prévue du projet en années. Cela détermine la longueur de l'analyse financière
• Facteur de dégradation: La dégradation du module d'une année sur l'autre
• Économies à vie: Combien un propriétaire économisera-t-il en adoptant l'énergie solaire ?
• Montant total payé: Le montant du coût total du système, y compris les intérêts.

FINANCEMENT (PRÊT)

• Principal du prêt: le montant initial de l'argent emprunté ou le solde initial d'un prêt.
• Acompte: Le paiement initial effectué par un acheteur pour l'achat d'un système solaire.
• Paiement mensuel Premier mois: Le champ de fusion "paiement mensuel" fonctionne mieux pour un prêt hypothécaire sans apport, sinon utilisez un champ de texte ouvert.
• Pourcentage du capital: Se réfère à la partie du montant du prêt qui est empruntée (à l'exclusion des intérêts) et s'affiche sous forme de pourcentage.
• Taux d'intérêt: Le pourcentage facturé par un prêteur ou un créancier à un emprunteur pour l'utilisation de l'argent emprunté.
• Duration (Months): Durée du prêt en mois (n'affichera que la valeur numérique)
• Paiement mensuel prévu : Le paiement que le client peut s'attendre à effectuer après le premier mois.

STOCKAGE

• Fabricant de la batterie: Nom du fabricant de la batterie
• Nom de la batterie: Nom du modèle de la batterie
• Nombre de batteries: Le nombre total de batteries ajoutées à un projet
• Nom de l'onduleur de stockage: Nom du fabricant
• Prix du stockage: Prix de l'ensemble du stockage dans le projet

DIVERS

• **Date de traduction: Demandez au propriétaire du logement d'être l'acteur et remplissez le champ "Date de signature".

 

Autres champs de fusion

Ajouter des rôles de destinataires en copie conforme à un nouveau modèle de contrat

La dernière étape avant de compléter un nouveau modèle de document dans la section Réviser et enregistrer consiste à ajouter le(s) rôle(s) de destinataire(s) du CC. Ici, vous pouvez indiquer le rôle de la personne qui doit recevoir une copie (par exemple, "Directeur des ventes" ou "Deuxième propriétaire"), ou créer un destinataire général (par exemple, "Destinataire CC 1"). Vous ne saisirez l'adresse électronique que lorsque vous créerez le document dans le gestionnaire de contrats.

*REMARQUE : Vous ne pouvez ajouter des destinataires CC que lors de la création d'un nouveau modèle de document. 

*REMARQUE : Vous pouvez ajouter un maximum de 5 destinataires CC à un seul modèle de document.

*REMARQUE : Vous ne pouvez pas ajouter plus de destinataires CC que vous n'en avez prévu lors de la création du modèle de document - ajoutez donc au moins un destinataire de plus que ce dont vous pensez avoir besoin, juste au cas où.

Lorsque vous avez terminé d'ajouter les destinataires CC, cliquez sur Enregistrer le modèle pour le mettre à la disposition du reste de l'organisation. l'organisation.

 

Utilisation de CC dans le gestionnaire de contrats

Une fois que votre modèle de document a été correctement configuré avec les destinataires CC, sélectionnez le modèle approprié dans le gestionnaire de contrats.Vous verrezl maintenant les champs permettant de saisir l'adresse électronique d'un destinataire CC sous les champs du signataire. Saisissez les adresses électroniques de toutes les personnes qui doivent figurer sur le site , puis cliquez sur Continuer.

*REMARQUE : il n'est pas nécessaire de remplirchaque champ du destinataire de la CC ! Seuls le nom et l'adresse électronique des signataires sont nécessaires pour créer un contrat à l'adresse . Les champs de destinataires CC laissés videsl ne seront tout simplement pas inclus lors de l'envoi du contrat - c'est pourquoi il est préférable d'avoir plus de champs CC disponibles que de ne pas en avoir assez.

 

Conseils, astuces, & Meilleures pratiques

• Case à cocher obligatoire champs (l'un ou l'autre) - Utilisez l'option Boutons radio
• Les contrats envoyés ne peuvent être téléchargés et consultés que lorsque toutes les parties les ont signés.

Essais

Il est conseillé de tester les modèles de documents sur quelques projets de formation avant de les mettre en service. avant de passer à l'action.  Pour ce faire, vous pouvez vous ajouter en tant que destinataire et envoyer un accord complété pour vous assurer que tous les champs seront remplis. un contrat rempli pour vous assurer que tous les champs se rempliront correctement pour le propriétaire.

 

Comment utiliser le gestionnaire de contrats

Une fois votre document configuré, il peut être envoyé à un client potentiel à partir du mode de vente. Voir la vidéo ci-dessous pour plus de détails.