Einrichten des Contract Managers mit DocuSign

Hinweis: Contract Manager ist ein Zusatzfeature, das nur Kunden mit einem Enterprise-Tarif zur Verfügung steht.

In diesem Artikel behandeln wir:

• Einrichten Ihrer DocuSign-Verbindung
• Erstellen von Vertragvorlagen
• Erstellen von Benutzerkonten
• FAQs

Einrichten Ihrer DocuSign-Verbindung

Um die Integration einzurichten, muss jeder Mandant ein DocuSign-Konto erstellen. Dies geschieht einmal pro Mandant, wenn zum ersten Mal versucht wird, eine Vertragvorlage zu erstellen. Gehen Sie dazu wie folgt vor:

1. Navigieren Sie zu Datenbank > Vertragvorlagen
2. Klicken Sie oben rechts auf + Erstellen
   
   
    
3. Klicken Sie auf Verbinden, wenn Sie aufgefordert werden, eine DocuSign-Integration zu erstellen. Dies kann einige Minuten dauern.

Sobald die Verbindung hergestellt ist, können Sie auf derselben Seite Vertragvorlagen erstellen.

Erstellen von Vertragvorlagen

Vertragvorlagen werden von Kontoadministratoren konfiguriert und stehen den Benutzern zur Verfügung, um sie aus ihren Projekten auszufüllen und zu versenden. Felder innerhalb der Vertragvorlagen werden bei der Erstellung automatisch mit Design- und Angebotsdaten ausgefüllt. So erstellen Sie eine Vertragvorlage:

1. Navigieren Sie zu Datenbank > Vertragvorlagen. Klicken Sie dann auf + Erstellen
    
2. Benennen Sie Ihre Vorlage. 
   Dieser Name wird verwendet, um Ihren Vertrag in der Liste aller Verträge durch den Vertriebsmitarbeiter zu identifizieren. Er wird auch vom Interessenten gesehen, sobald Sie einen Vertrag zur Unterschrift versendet haben.
    
3. Konfigurieren Sie die Vorlageneinstellungen
   1. Sichtbarkeit nach Bundesland einschränken – wählen Sie die Bundesländer aus, in denen diese Vorlage verfügbar sein soll. Benutzer können diese Vorlage nur sehen, wenn sich die Projektadresse in einem der ausgewählten Bundesländer befindet. Wenn keine Bundesländer ausgewählt sind, steht die Vorlage für alle Projekte zur Verfügung.
   2. Anhänge – wählen Sie, welche Dokumente standardmäßig an den Vertrag angehängt werden sollen.
      
4. Laden Sie Ihre Vertragvorlage hoch.
   1. Ziehen Sie die Datei(en) per Drag-and-drop hinein oder wählen Sie sie aus.
       
5. Fügen Sie Empfänger hinzu
   1. Fügen Sie alle Empfänger des Vertrags hinzu und geben Sie an, wer unterschreiben, ansehen oder eine Kopie erhalten soll.
   2. Wählen Sie Unterschriftsreihenfolge festlegen, um festzulegen, in welcher Reihenfolge die Unterschriften erfolgen sollen.
      
      
      
       
6. Fügen Sie eine Nachricht hinzu
   1. Schreiben Sie den Betreff und die Nachricht, die der Empfänger per E-Mail erhält, wenn dieser Vertrag versendet wird
      
      
       
7. Klicken Sie auf Weiter
8. Ziehen Sie die entsprechenden Felder in Ihre Vorlage
   1. Standardfelder – diese Felder sind für den ausgewählten Empfänger bearbeitbar und können als Pflichtfeld festgelegt werden, z. B. eine Unterschrift.
   2. Benutzerdefinierte Felder – diese Felder werden bei Erstellung eines neuen Vertrags automatisch mit Aurora-Daten aus dem Angebot ausgefüllt
      
      
       
9. Klicken Sie auf Speichern und Schließen, um Ihre Vorlage zu speichern

Erstellen von Benutzerkonten

Beim erstmaligen Versenden eines Vertrags muss jeder Benutzer sein eigenes Benutzerkonto im Mandanten-DocuSign-Konto erstellen. Eine Anleitung dazu finden Sie hier.

FAQs

• Kann ich eine Vorlage nach dem Speichern bearbeiten?

  • Ja! Klicken Sie in der Datenbank auf die drei Punkte neben Ihrer Vertragvorlage und dann auf Bearbeiten. Um weiter zu bearbeiten, klicken Sie auf Vorlageneditor öffnen.