Configuración de Contract Manager con DocuSign

Nota: Contract Manager es una función adicional disponible solo para clientes con un plan Enterprise.

En este artículo, cubriremos:

• Configuración de la conexión con DocuSign
• Creación de plantillas de acuerdos
• Creación de cuentas de usuario
• Preguntas frecuentes

Configuración de la conexión con DocuSign

Para configurar la integración, cada inquilino deberá crear una cuenta de DocuSign. Esto sucede una vez por inquilino al intentar crear una plantilla de acuerdo por primera vez. Para hacerlo:

1. Navegue a Base de datos > Plantillas de acuerdos
2. Haga clic en + Crear en la esquina superior derecha
   
   
    
3. Haga clic en Conectar cuando se le solicite crear una integración con DocuSign. Esto puede tardar unos minutos.

Una vez conectado, podrá comenzar a crear plantillas de acuerdos desde la misma página.

Creación de plantillas de acuerdos

Las plantillas de acuerdos son configuradas por los administradores de la cuenta y estarán disponibles para que los usuarios las completen y envíen desde sus proyectos. Los campos dentro de las plantillas de acuerdos se completarán automáticamente con los datos de diseño y propuesta al crearse. Para crear una plantilla de acuerdo:

1. Navegue a Base de datos > Plantillas de acuerdos. Luego haga clic en + Crear
    
2. Asigne un nombre a su plantilla. 
   Este nombre se utilizará para identificar su acuerdo en la lista de todos los acuerdos por el representante de ventas. También será visto por el prospecto una vez que haya enviado un acuerdo para ser firmado.
    
3. Configure los ajustes de la plantilla
   1. Restringir visibilidad por estado - seleccione los estados en los que esta plantilla estará disponible. Los usuarios solo podrán ver esta plantilla si la dirección del proyecto se encuentra en uno de los estados seleccionados. Si no se selecciona ningún estado, la plantilla estará disponible para todos los proyectos.
   2. Adjuntos - seleccione qué documentos se adjuntarán al acuerdo por defecto.
      
4. Cargue su plantilla de acuerdo.
   1. Arrastre y suelte o seleccione el/los archivo(s) a incluir.
       
5. Agregue destinatarios
   1. Agregue todos los destinatarios del acuerdo e indique quién necesita firmar, ver o recibir una copia.
   2. Seleccione Establecer orden de firma para especificar en qué orden deben completarse.
      
      
      
       
6. Agregue mensaje
   1. Escriba el asunto y el mensaje que el destinatario recibirá por correo electrónico cuando este acuerdo sea enviado
      
      
       
7. Haga clic en Siguiente
8. Arrastre y suelte los campos correspondientes en su plantilla
   1. Campos estándar - estos campos serán editables por el destinatario seleccionado y pueden hacerse obligatorios, como una firma.
   2. Campos personalizados - estos campos se completarán automáticamente con datos de Aurora de la propuesta cuando se cree un nuevo acuerdo
      
      
       
9. Haga clic en Guardar y cerrar para guardar su plantilla

Creación de cuentas de usuario

Al enviar un acuerdo por primera vez, cada usuario deberá crear su propia cuenta de usuario en la cuenta de DocuSign del inquilino. Las instrucciones sobre cómo hacer esto se pueden encontrar aquí.

PREGUNTAS FRECUENTES

• ¿Puedo editar una plantilla después de haberla guardado?

  • ¡Sí! Haga clic en los tres puntos junto a su plantilla de acuerdo en la Base de datos, luego haga clic en Editar. Para editar más, haga clic en Abrir editor de plantillas.