Configuration de Contract Manager avec DocuSign

Remarque : Contract Manager est une fonctionnalité supplémentaire uniquement disponible pour les clients ayant un abonnement Enterprise.

Dans cet article, nous aborderons :

• Configuration de votre connexion DocuSign
• Création de modèles d’accords
• Création de comptes utilisateurs
• FAQ

Configuration de votre connexion DocuSign

Pour configurer l’intégration, chaque locataire devra créer un compte DocuSign. Cette opération se fait une seule fois par locataire lors de la tentative de création d’un modèle d’accord pour la première fois. Pour cela :

1. Accédez à Base de données > Modèles d’accords
2. Cliquez sur + Créer dans le coin supérieur droit
   
   
    
3. Cliquez sur Connecter lorsqu’il vous est demandé de créer une intégration DocuSign. Cela peut prendre quelques minutes.

Une fois connecté, vous pourrez commencer à créer des modèles d’accords depuis la même page.

Création de modèles d’accords

Les modèles d’accords sont configurés par les administrateurs du compte et seront disponibles pour que les utilisateurs les remplissent et les envoient depuis leurs projets. Les champs au sein des modèles d’accords seront automatiquement renseignés avec les données de conception et de proposition lors de la création. Pour créer un modèle d’accord :

1. Accédez à Base de données > Modèles d’accords. Cliquez ensuite sur + Créer
    
2. Nommez votre modèle. 
   Ce nom sera utilisé pour identifier votre accord dans la liste de tous les accords par le représentant commercial. Il sera également visible par le prospect une fois que vous aurez envoyé un accord à signer.
    
3. Configurez les paramètres du modèle
   1. Restreindre la visibilité par état - sélectionnez les états dans lesquels ce modèle sera disponible. Les utilisateurs ne pourront voir ce modèle que si l’adresse du projet se trouve dans l’un des états sélectionnés. Si aucun état n’est sélectionné, le modèle sera disponible pour tous les projets.
   2. Pièces jointes - sélectionnez les documents qui seront joints par défaut à l’accord.
      
4. Téléchargez votre modèle d’accord.
   1. Glissez-déposez ou sélectionnez le(s) fichier(s) à inclure.
       
5. Ajoutez les destinataires
   1. Ajoutez tous les destinataires de l’accord et indiquez qui doit signer, visualiser ou recevoir une copie.
   2. Sélectionnez Définir l’ordre de signature pour spécifier dans quel ordre ils doivent être complétés.
      
      
      
       
6. Ajoutez un message
   1. Rédigez l’objet et le message que le destinataire recevra par email lorsque cet accord sera envoyé
      
      
       
7. Cliquez sur Suivant
8. Glissez-déposez les champs appropriés dans votre modèle
   1. Champs standard - ces champs seront modifiables par le destinataire sélectionné et peuvent être rendus obligatoires, comme une signature.
   2. Champs personnalisés - ces champs seront automatiquement renseignés avec les données Aurora de la proposition lors de la création d’un nouvel accord
      
      
       
9. Cliquez sur Enregistrer et fermer pour sauvegarder votre modèle

Création de comptes utilisateurs

Lors de l’envoi d’un accord pour la première fois, chaque utilisateur devra créer son propre compte utilisateur dans le compte DocuSign du locataire. Les instructions pour ce faire se trouvent ici.

FAQ

• Puis-je modifier un modèle après l’avoir enregistré ?

  • Oui ! Cliquez sur les trois points à côté de votre modèle d’accord dans la Base de données, puis cliquez sur Modifier. Pour modifier davantage, cliquez sur Ouvrir l’éditeur de modèle.