Einrichtung des Contract Managers mit Docusign

Hinweis: Contract Manager ist eine Zusatzfunktion, die nur Kunden mit einem Enterprise-Plan zur Verfügung steht.

In diesem Artikel behandeln wir:

• Einrichten Ihrer Docusign-Verbindung
• Erstellen von Vertragsvorlagen
• Anlegen von Benutzerkonten
• Häufig gestellte Fragen (FAQs)

Einrichten Ihrer Docusign-Verbindung

Um die Integration einzurichten, muss jeder Mandant ein Docusign-Konto erstellen. Dies erfolgt einmalig pro Mandant, wenn zum ersten Mal versucht wird, eine Vertragsvorlage zu erstellen. Vorgehensweise:

1. Navigieren Sie zu Datenbank > Vertragsvorlagen
2. Klicken Sie oben rechts auf + Erstellen
   
   
    
3. Klicken Sie bei Aufforderung auf Verbinden, um eine Docusign-Integration zu erstellen. Dies kann einige Minuten dauern.

Nach der Verbindung können Sie auf derselben Seite mit der Erstellung von Vertragsvorlagen beginnen.

Erstellen von Vertragsvorlagen

Vertragsvorlagen werden von den Administratoren des Kontos konfiguriert und stehen den Benutzern zur Verfügung, um sie aus ihren Projekten heraus auszufüllen und zu versenden. Felder innerhalb der Vertragsvorlagen werden beim Erstellen automatisch mit Daten aus Design und Angebot gefüllt. So erstellen Sie eine Vertragsvorlage:

1. Navigieren Sie zu Datenbank > Vertragsvorlagen. Klicken Sie dann auf + Erstellen
    
2. Benennen Sie Ihre Vorlage.
   Dieser Name wird verwendet, um Ihre Vereinbarung in der Liste aller Vereinbarungen durch den Vertriebsmitarbeiter zu identifizieren. Er wird auch vom Interessenten gesehen, sobald Sie eine Vereinbarung zum Unterschreiben versendet haben.
    
3. Konfigurieren Sie die Vorlageneinstellungen
   1. Sichtbarkeit nach Bundesland einschränken – wählen Sie die Bundesländer aus, in denen diese Vorlage verfügbar sein soll. Benutzer können diese Vorlage nur sehen, wenn die Projektadresse in einem der ausgewählten Bundesländer liegt. Wenn keine Bundesländer ausgewählt sind, ist die Vorlage für alle Projekte verfügbar.
   2. Anhänge – wählen Sie aus, welche Dokumente standardmäßig an die Vereinbarung angehängt werden sollen.
      
4. Laden Sie Ihre Vertragsvorlage hoch.
   1. Ziehen Sie die Datei(en) per Drag & Drop oder wählen Sie diese aus.
       
5. Empfänger hinzufügen
   1. Fügen Sie alle Empfänger der Vereinbarung hinzu und geben Sie an, wer unterschreiben, ansehen oder eine Kopie erhalten muss.
   2. Wählen Sie Unterschriftenreihenfolge festlegen, um die Reihenfolge zu bestimmen, in der die Schritte abgeschlossen werden müssen.
      
      
      
       
6. Nachricht hinzufügen
   1. Verfassen Sie den Betreff und die Nachricht, die der Empfänger per E-Mail erhält, wenn diese Vereinbarung versendet wird
      
      
       
7. Klicken Sie auf Weiter
8. Ziehen Sie die passenden Felder in Ihre Vorlage
   1. Standardfelder – diese Felder können vom ausgewählten Empfänger bearbeitet werden und können als Pflichtfeld, wie z. B. eine Unterschrift, festgelegt werden.
   2. Benutzerdefinierte Felder – diese Felder werden beim Erstellen einer neuen Vereinbarung automatisch mit Aurora-Daten aus dem Angebot gefüllt
      
      
       
9. Klicken Sie auf Speichern und schließen, um Ihre Vorlage zu speichern

Anlegen von Benutzerkonten

Beim erstmaligen Versenden einer Vereinbarung muss jeder Benutzer sein eigenes Benutzerkonto im Docusign-Konto des Mandanten erstellen. Anleitungen dazu finden Sie hier.

Häufig gestellte Fragen (FAQs)

• Kann ich eine Vorlage nach dem Speichern bearbeiten?

  • Ja! Klicken Sie in der Datenbank neben Ihrer Vertragsvorlage auf die drei Punkte und dann auf Bearbeiten. Für weitere Bearbeitungen klicken Sie auf Vorlageneditor öffnen.

    

• Kann ich eine Vorlage duplizieren?

  • Ja. Durch Duplizieren einer Vorlage können Sie eine Kopie mit einem neuen Namen erstellen, was nützlich ist, wenn Sie mehrere Versionen derselben Basisvereinbarung benötigen – beispielsweise für verschiedene Regionen oder Dienstleistungstypen.

    So duplizieren Sie eine Vorlage:

    1. Navigieren Sie zu Datenbank > Vertragsvorlagen.
    2. Klicken Sie im Menü … neben der Vorlage, die Sie kopieren möchten, und dann auf Duplizieren.

    3. Geben Sie einen Namen für die neue Vorlage ein und klicken Sie auf Weiter.

       Die Kopie erscheint in Ihrer Vorlagenliste mit dem eingegebenen Namen. Sie können sie über dasselbe (…) Menü weiter bearbeiten.

  

• Kann ich eine Vorlage löschen?

  • Ja. Klicken Sie im Menü … neben der Vorlage in Datenbank > Vertragsvorlagen auf Löschen. Das Löschen einer Vorlage ist dauerhaft und kann nicht rückgängig gemacht werden.

    Das Löschen einer Vorlage hat keine Auswirkungen auf bereits versendete Verträge. Laufende Verträge durchlaufen den Unterzeichnungsprozess wie gewohnt – die Vorlage steuert lediglich die Erstellung neuer Verträge.