Configuración de Contract Manager con Docusign

Nota: Contract Manager es una función adicional disponible solo para clientes con un plan Enterprise.

En este artículo, cubriremos:

• Configuración de su conexión con Docusign
• Creación de plantillas de acuerdos
• Creación de cuentas de usuario
• Preguntas frecuentes

Configuración de su conexión con Docusign

Para configurar la integración, cada inquilino deberá crear una cuenta de Docusign. Esto ocurre una vez por inquilino al intentar crear una plantilla de acuerdo por primera vez. Para hacerlo:

1. Navegue a Base de datos > Plantillas de acuerdos
2. Haga clic en + Crear en la esquina superior derecha
   
   
    
3. Haga clic en Conectar cuando se le solicite crear una integración con Docusign. Esto puede tomar unos minutos.

Una vez conectado, podrá comenzar a crear plantillas de acuerdos desde la misma página.

Creación de plantillas de acuerdos

Las plantillas de acuerdos son configuradas por los administradores de la cuenta y estarán disponibles para que los usuarios las completen y envíen desde sus proyectos. Los campos dentro de las plantillas de acuerdos se completarán automáticamente con datos de diseño y propuesta al crear el acuerdo. Para crear una plantilla de acuerdo:

1. Navegue a Base de datos > Plantillas de acuerdos. Luego haga clic en + Crear
    
2. Nombre su plantilla. 
   Este nombre se usará para identificar su acuerdo en la lista de todos los acuerdos por el representante de ventas. También será visible para el prospecto una vez que haya enviado un acuerdo para ser firmado.
    
3. Configure los ajustes de la plantilla
   1. Restringir visibilidad por estado - seleccione los estados en los que esta plantilla estará disponible. Los usuarios solo podrán ver esta plantilla si la dirección del proyecto está ubicada en uno de los estados seleccionados. Si no se selecciona ningún estado, la plantilla estará disponible para todos los proyectos.
   2. Adjuntos - seleccione qué documentos se adjuntarán al acuerdo por defecto.
      
4. Cargue su plantilla de acuerdo.
   1. Arrastre y suelte o seleccione el/los archivo(s) a incluir.
       
5. Agregue destinatarios
   1. Agregue todos los destinatarios del acuerdo e indique quién necesita firmar, ver o recibir una copia.
   2. Seleccione Establecer orden de firma para especificar en qué orden deben completarse.
      
      
      
       
6. Agregue un mensaje
   1. Escriba el asunto y mensaje que el destinatario recibirá por correo electrónico cuando se envíe este acuerdo
      
      
       
7. Haga clic en Siguiente
8. Arrastre y suelte los campos apropiados en su plantilla
   1. Campos estándar - estos campos serán editables por el destinatario seleccionado y pueden marcarse como obligatorios, como una firma.
   2. Campos personalizados - estos campos se completarán automáticamente con datos de Aurora de la propuesta cuando se cree un nuevo acuerdo
      
      
       
9. Haga clic en Guardar y cerrar para guardar su plantilla

Creación de cuentas de usuario

Al enviar un acuerdo por primera vez, cada usuario deberá crear su propia cuenta de usuario en la cuenta de Docusign del inquilino. Las instrucciones sobre cómo hacerlo se pueden encontrar aquí.

PREGUNTAS FRECUENTES

• ¿Puedo editar una plantilla después de guardarla?

  • ¡Sí! Haga clic en los tres puntos junto a su plantilla de acuerdo en la Base de datos, luego haga clic en Editar. Para editar más a fondo, haga clic en Abrir editor de plantillas.

    

• ¿Puedo duplicar una plantilla?

  • Sí. Duplicar una plantilla le permite crear una copia con un nuevo nombre, lo cual es útil cuando necesita múltiples versiones del mismo acuerdo base — por ejemplo, para diferentes geografías o tipos de servicio.

    Para duplicar una plantilla:

    1. Navegue a Base de datos > Plantillas de acuerdos.
    2. Haga clic en el menú … junto a la plantilla que desea copiar, luego haga clic en Duplicar.

    3. Ingrese un nombre para la nueva plantilla, luego haga clic en Continuar.

       La copia aparecerá en su lista de plantillas con el nombre que ingresó. Puede editarla más desde el mismo menú (…) .

  

• ¿Puedo eliminar una plantilla?

  • Sí. Haga clic en el menú … junto a la plantilla en Base de datos > Plantillas de acuerdos, luego haga clic en Eliminar. Eliminar una plantilla es permanente y no se puede deshacer.

    Eliminar una plantilla no afecta a los acuerdos que ya se hayan enviado. Los acuerdos en proceso continuarán con normalidad mediante el proceso de firma; la plantilla solo controla cómo se crean los nuevos acuerdos.