Remarque : Contract Manager est une fonctionnalité supplémentaire uniquement disponible pour les clients disposant d'un abonnement Enterprise.
Dans cet article, nous aborderons :
- Accéder aux accords
- Créer des comptes utilisateur
- Créer et envoyer des accords
- Consulter les statuts et annuler des accords
Accéder aux accords
Les accords peuvent être consultés et créés par les utilisateurs de deux manières :
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Mode Vente (le plus courant) - cliquez sur l'icône hamburger dans le coin supérieur gauche du Mode Vente, puis cliquez sur Accords.
- Aperçu du projet - cliquez sur Documents, puis faites défiler jusqu'à Accords. Assurez-vous d'avoir sélectionné le bon design dans le menu déroulant en haut à droite.
Créer des comptes utilisateur
Lors de l'envoi d'un accord pour la première fois, chaque utilisateur devra créer son propre compte utilisateur dans le compte Docusign du locataire.
C'est une étape obligatoire afin que les accords envoyés puissent être attribués et envoyés depuis l'e-mail de chaque utilisateur, et pour recevoir des notifications par e-mail lorsque les destinataires consultent ou signent l'accord.
Remarque : Si vous possédez déjà un compte Docusign, vous pouvez utiliser la même adresse courriel. Vous serez simplement ajouté comme membre du compte Docusign de votre entreprise connecté à Aurora.
Pour créer un nouveau compte utilisateur :
- Sélectionnez un modèle d'accord dans le menu déroulant, puis cliquez sur Sélectionner
- Cliquez sur Créer un utilisateur lorsqu'il vous est demandé de créer un nouvel utilisateur Docusign. Cela enverra un e-mail d'activation à votre boîte de réception avec l'objet "Activation de compte".
Ne cliquez pas sur Continuer dans Contract Manager tant que vous n'avez pas terminé les étapes 3 à 5.
- Cliquez sur Activer dans votre e-mail
- Cliquez sur Créer un compte
- Créez un mot de passe, puis cliquez sur Se connecter
- Une fois votre compte activé, retournez dans Contract Manager et cliquez sur Continuer
- Cliquez sur Continuer lorsqu'il vous est demandé de donner votre consentement à Docusign
- Cliquez sur Autoriser l'accès lorsqu'il vous est demandé
Une fois terminé, il se peut que votre proposition se rafraîchisse et vous devrez retourner dans Contract Manager pour commencer à créer votre accord.
Créer et envoyer des accords
Lorsque vous êtes prêt à envoyer un accord, suivez les étapes ci-dessous :
- Recherchez et sélectionnez l'accord approprié dans le menu déroulant, puis cliquez sur Sélectionner
- Sélectionnez les documents à joindre à l'accord, puis cliquez sur Continuer. Cela commencera à générer votre accord Docusign.
- Joignez tout fichier supplémentaire si nécessaire
- Renseignez le nom et l'e-mail de chaque destinataire. Ajoutez tout destinataire supplémentaire si nécessaire
- Personnalisez l'objet et le message de l'e-mail si nécessaire, puis cliquez sur Suivant
- Vérifiez l'accord. Assurez-vous que tous les détails de la proposition sont corrects et ajoutez tout champ ou note si besoin.
- Cliquez sur Envoyer lorsque vous êtes prêt à partager.
Consulter les statuts et annuler des accords
Une fois envoyés, vous pourrez consulter le statut des accords dans le Mode Vente, ainsi que dans l'onglet Documents de la page Aperçu du projet. Cela indiquera si l'accord a été envoyé, consulté, signé ou annulé, ainsi que la date.
Pour annuler un accord déjà envoyé, cliquez sur Annuler. Lorsque le message s'affiche, cliquez sur Annuler l'accord dans la fenêtre pop-up.