Configuration de Contract Manager avec Docusign

Remarque : Contract Manager est une fonctionnalité complémentaire disponible uniquement pour les clients disposant d’un plan Enterprise.

Dans cet article, nous aborderons :

• Configuration de votre connexion Docusign
• Création de modèles d’accord
• Création de comptes utilisateurs
• Questions fréquentes

Configuration de votre connexion Docusign

Pour configurer l’intégration, chaque locataire devra créer un compte Docusign. Cela se fait une seule fois par locataire lors de la tentative de création d’un modèle d’accord pour la première fois. Pour ce faire :

1. Accédez à Base de données > Modèles d’accord
2. Cliquez sur + Créer dans le coin supérieur droit
   
   
    
3. Cliquez sur Connecter lorsqu’on vous invite à créer une intégration Docusign. Cela peut prendre quelques minutes.

Une fois connecté, vous pourrez commencer à créer des modèles d’accord depuis la même page.

Création de modèles d’accord

Les modèles d’accord sont configurés par les administrateurs de compte et seront disponibles pour que les utilisateurs puissent les compléter et les envoyer depuis leurs projets. Les champs dans les modèles d’accord se rempliront automatiquement avec les données de conception et de proposition lors de la création. Pour créer un modèle d’accord :

1. Accédez à Base de données > Modèles d’accord. Puis cliquez sur + Créer
    
2. Nommez votre modèle. 
   Ce nom sera utilisé pour identifier votre accord dans la liste de tous les accords par le représentant commercial. Il sera également visible par le prospect une fois que vous aurez envoyé un accord à signer.
    
3. Configurez les paramètres du modèle
   1. Restreindre la visibilité par état - sélectionnez les états dans lesquels ce modèle sera disponible. Les utilisateurs ne pourront voir ce modèle que si l’adresse du projet se trouve dans l’un des états sélectionnés. Si aucun état n’est sélectionné, le modèle sera disponible pour tous les projets.
   2. Pièces jointes - sélectionnez quels documents seront attachés par défaut à l’accord.
      
4. Téléchargez votre modèle d’accord.
   1. Glissez-déposez ou sélectionnez le(s) fichier(s) à inclure.
       
5. Ajoutez les destinataires
   1. Ajoutez tous les destinataires de l’accord et indiquez qui doit signer, visualiser ou recevoir une copie.
   2. Sélectionnez Définir l’ordre de signature pour spécifier dans quel ordre ils doivent compléter.
      
      
      
       
6. Ajoutez un message
   1. Rédigez l’objet et le message que le destinataire recevra par email lorsque cet accord sera envoyé
      
      
       
7. Cliquez sur Suivant
8. Glissez-déposez les champs appropriés dans votre modèle
   1. Champs standard - ces champs seront modifiables par le destinataire sélectionné et peuvent être rendus obligatoires, comme une signature.
   2. Champs personnalisés - ces champs se rempliront automatiquement avec les données Aurora de la proposition lors de la création d’un nouvel accord
      
      
       
9. Cliquez sur Enregistrer et fermer pour sauvegarder votre modèle

Création de comptes utilisateurs

Lors de l’envoi d’un accord pour la première fois, chaque utilisateur devra créer son propre compte utilisateur dans le compte Docusign du locataire. Les instructions pour ce faire se trouvent ici.

QUESTIONS FRÉQUENTES

• Puis-je modifier un modèle après l’avoir enregistré ?

  • Oui ! Cliquez sur les trois points à côté de votre modèle d’accord dans la Base de données, puis cliquez sur Modifier. Pour modifier davantage, cliquez sur Ouvrir l’éditeur de modèle.

    

• Puis-je dupliquer un modèle ?

  • Oui. Dupliquer un modèle vous permet de créer une copie avec un nouveau nom, ce qui est utile lorsque vous avez besoin de plusieurs versions du même accord de base — par exemple, pour différentes géographies ou types de services.

    Pour dupliquer un modèle :

    1. Accédez à Base de données > Modèles d’accord.
    2. Cliquez sur le menu … à côté du modèle que vous souhaitez copier, puis cliquez sur Dupliquer.

    3. Saisissez un nom pour le nouveau modèle, puis cliquez sur Continuer.

       Le duplicata apparaîtra dans votre liste de modèles avec le nom que vous avez saisi. Vous pouvez le modifier davantage depuis le même menu (…).

  

• Puis-je supprimer un modèle ?

  • Oui. Cliquez sur le menu … à côté du modèle dans Base de données > Modèles d’accord, puis cliquez sur Supprimer. La suppression d’un modèle est définitive et ne peut pas être annulée.

    La suppression d'un modèle n'affecte pas les accords déjà envoyés. Les accords en cours de traitement suivront leur processus de signature habituel ; le modèle détermine uniquement la création des nouveaux accords.